Dlaczego firmy z flotą 20 – 30 pojazdów powinny negocjować kursy? Studium przypadku branży TSL

Firmy transportowe działające na rynku krajowym i międzynarodowym coraz częściej zauważają, że koszty operacyjne rosną nie tylko z powodu paliwa czy serwisowania floty, ale także w wyniku ukrytych kosztów finansowych. Jednym z nich jest spread walutowy, czyli różnica między kursem, po którym bank kupuje walutę, a kursem, po którym ją sprzedaje. Dla przedsiębiorstw realizujących regularne przewozy zagraniczne, nawet niewielka różnica w kursie w skali miesiąca generuje poważne straty.

Ukryte straty w transporcie – dlaczego standardowe kursy bankowe zjadają zyski?

Firmy posiadające flotę 20 – 30 pojazdów zazwyczaj realizują kilkadziesiąt do stu zleceń miesięcznie w różnych walutach – przede wszystkim w euro. Przy takim wolumenie, stosując standardowe kursy bankowe, różnice rzędu kilku groszy na euro przekładają się na powtarzalne straty, które zjadają marżę i obniżają płynność finansową przedsiębiorstwa.

Problem polega na tym, że ten koszt jest niemal niewidoczny w codziennym zarządzaniu firmą. Nie pojawia się jako osobna pozycja w zestawieniach finansowych, nie jest przypisany do konkretnego zlecenia i często traktowany jest jako „naturalny element” rozliczeń walutowych. W rzeczywistości jednak każda wymiana waluty po niekorzystnym kursie systematycznie uszczupla zysk z realizowanych przewozów.

Dla firm transportowych działających na niskich marżach oznacza to dodatkową presję finansową. Straty wynikające ze spreadu walutowego kumulują się miesiąc po miesiącu, ograniczając możliwości inwestycyjne, utrudniając planowanie budżetu i zmniejszając bufor bezpieczeństwa w okresach słabszej koniunktury. W dłuższej perspektywie może to prowadzić do sytuacji, w której firma pracuje na wysokich obrotach, ale faktyczny zysk pozostaje niższy, niż mógłby być przy bardziej świadomym zarządzaniu kursami walut.

Problem w branży TSL

W praktyce problem objawia się w trzech głównych obszarach:

1. Ukryty koszt walutowy – spread bankowy waha się najczęściej od 5 do 9% na parze EUR/PLN. Dla firmy transportowej oznacza to, że za każde euro otrzymuje mniej złotówek niż przy kursie rynkowym. Strata nie jest widoczna jako osobna pozycja na fakturze, a w budżecie firmy pojawia się dopiero w formie niższej marży.
2. Powtarzalność strat – każda transakcja walutowa generuje niewielką stratę, która w skali miesiąca i roku sumuje się do kilku tysięcy złotych. Dla przedsiębiorstwa z flotą 20 – 30 pojazdów, które realizuje średnio 50 – 100 zleceń w euro miesięcznie, ta kwota może być wystarczająca, by pokryć ratę leasingu jednego pojazdu, serwis floty lub część wydatków operacyjnych.
3. Wahania kursów walut – kurs euro nie jest stały. Decyzje polityczne, sytuacja gospodarcza i wydarzenia międzynarodowe powodują, że kursy zmieniają się bardzo szybko. Firma korzystająca wyłącznie z bankowych kursów jest narażona na nagłe straty wynikające ze wzmocnienia lub osłabienia waluty. Brak elastyczności w momencie wymiany waluty może prowadzić do nieprzewidzianych kosztów.

Analiza przypadku

Właściciele średnich firm transportowych, posiadających 20 – 30 pojazdów, często nie zdają sobie sprawy z tego, ile tracą na niewłaściwym zarządzaniu wymianą walut. W standardowej sytuacji:

• bank pobiera spread 5–9%,
• firma realizuje 50–100 zleceń miesięcznie w euro,
• wahania kursów dodatkowo zwiększają koszty,
• strata kumuluje się systematycznie i jest trudna do uchwycenia w codziennym budżecie.

Analiza historycznych transakcji w jednej z firm transportowych wykazała, że przy średnim spreadzie 6% i miesięcznej sprzedaży usług w euro o wartości 200 000 euro, firma traciła około 12 000 zł miesięcznie. W skali roku to aż 144 000 zł – kwota porównywalna z kosztami leasingu kilku pojazdów lub pełnym serwisem floty.

Wdrożone rozwiązania

Świadoma wymiana walut i negocjowanie kursów stało się odpowiedzią na problem. Firma zdecydowała się na następujące działania:

1. Negocjacje kursów z bankiem – dzięki udokumentowanemu wolumenowi transakcji, firma uzyskała możliwość stosowania korzystniejszych kursów dla stałych transakcji w euro. Choć różnica wynosiła kilka groszy na euro, przy dużym wolumenie okazała się znacząca.
2. Korzystanie z kantorów online – równolegle firma zaczęła wykorzystywać kantory online, które oferują kursy bliższe rynkowym i niższy spread. Transakcje mogły być realizowane 24/7, co pozwoliło lepiej kontrolować moment wymiany waluty i minimalizować straty wynikające z wahań kursów.
3. Monitorowanie rynku i planowanie wymian – firma wprowadziła system monitorowania kursów walut w kantorze online i planowania transakcji w momentach, gdy kurs był korzystny. W ten sposób ograniczono ryzyko nagłych kosztów wynikających z wahań walutowych.
4. Szkolenie zespołu finansowego – pracownicy odpowiedzialni za rozliczenia międzynarodowe zostali przeszkoleni w zakresie wpływu spreadu i kursów na marżę, co zwiększyło świadomość finansową i pozwoliło lepiej zarządzać kosztami operacyjnymi.

Efekty

Po wprowadzeniu zmian firma odnotowała wymierne korzyści:

• straty wynikające ze spreadu zmniejszyły się o około 60%,
• wzrosła przewidywalność kosztów walutowych, co ułatwiło planowanie budżetu i przepływów pieniężnych,
• firma mogła lepiej kontrolować moment wymiany waluty, unikając niekorzystnych kursów w sytuacjach rynkowych napięć,
• oszczędności pozwoliły na dodatkowy serwis floty i częściową reinwestycję w rozwój, bez zwiększania liczby kursów czy zmiany kontraktów z klientami.

Coraz większe znaczenie ma nie tylko sam kurs, ale także możliwość negocjacji. Kantor wymiany walut online Ekantor.pl opiera swoją komunikację na jasnym przekazie: kurs nie jest wartością stałą, tylko elementem, o który można i warto walczyć. Jeśli klient znajdzie lepszą ofertę na rynku, my ją pobijemy! Dotyczy to zarówno firm rozpoczynających współpracę, jak i stałych klientów (z wykluczeniem przedsiębiorstw korzystających z indywidualnych stawek).

Wnioski

Powyższe case study pokazuje, że nawet średnie firmy transportowe, posiadające 20 – 30 pojazdów, mogą znacząco ograniczyć ukryte koszty walutowe poprzez świadome zarządzanie wymianą walut. Negocjowanie kursów z bankiem, korzystanie z kantorów online oraz systematyczne monitorowanie rynku walutowego to działania, które w praktyce pozwalają:

• obniżyć powtarzalne straty finansowe,
• zwiększyć marżę z przewozów międzynarodowych,
• poprawić płynność finansową i przewidywalność budżetu,
• wykorzystać oszczędności na rozwój floty lub zwiększenie jakości usług.

Dla firm transportowych działających w branży TSL świadomość kosztów walutowych przestaje być luksusem, a staje się narzędziem optymalizacji finansowej. Świadoma wymiana walut to prosty, ale skuteczny sposób na zwiększenie rentowności firmy bez zmiany kontraktów, wolumenu pracy czy liczby pojazdów we flocie.