Dla polskich firm nawiązanie kontaktu z zagranicznym kontrahentem to szansa nie tylko na rozwój, ale również wyższe zarobki. Niestety, wizja współpracy niekiedy sprawia, że przedsiębiorcy pobieżnie traktują kwestię umowy. A lepiej jest poświęcić jej chwilę czasu, niż później walczyć o swoje prawa w sądzie.
W życiu liczy się zaufanie. W biznesie – umowa. Dla przedsiębiorcy nawiązującego współpracę z zagranicznym kontrahentem, powinna być ona najważniejszym dokumentem. Mimo to zdarza się, że zostaje ona źle skonstruowana. Dzieje się tak m.in. z obawy o utratę dochodowego zlecenia. Takie zachowanie może jednak prowadzić do kosztownych i przeciągających się w czasie postępowań sądowych. Na co należy więc zwrócić uwagę podczas zawierania umowy?
Sprawdź z kim masz do czynienia
Przedsiębiorcy potrafią zlekceważyć nawet najbardziej oczywiste kwestie, takie jak potwierdzenie danych kontrahenta. A budowanie relacji biznesowych w oparciu wyłącznie o zaufanie, może okazać się wyjątkowo kruche. Dlatego już na początku nawiązywania relacji, należy sprawdzić sposób reprezentacji danego podmiotu. W państwach członkowskich Unii Europejskiej nie powinno być z tym większych problemów. Istnieją specjalne rejestry przedsiębiorców, w których znaleźć można takie informacje jak:
- rok założenia firmy,
- dane jej wspólników,
- wysokość kapitału zakładowego,
- skład organu upoważnionego do reprezentacji spółki,
- dane o sprawozdaniach finansowych,
- wiadomości o postępowaniach upadłościowych, ugodowych i windykacyjnych.
Co w mowie, to na piśmie
W umowie powinny zostać zawarte wszystkie kluczowe szczegóły dotyczące danego zlecenia. Absolutną podstawą jest opisanie przedmiotu kontraktu, terminu jego realizacji oraz wysokości wynagrodzenia. Są to trzy kwestie, które należy wynegocjować, jeszcze przed przystąpieniem do pracy.
Zabezpieczenie przed nieuczciwym kontrahentem
Przyjemnie jest zakładać, że każdy wywiązuje się ze swoich obowiązków, tak jak powinien. Niestety rzeczywistość bywa czasem odmienna. I warto pamiętać, że wśród zagranicznych kontrahentów również zdarzają się osoby stosujące niezbyt uczciwe praktyki. Uchronią przed nimi zapisy dotyczące dochodzenia swoich roszczeń. W dokumencie powinny więc znaleźć się informacje m.in. o karach umownych czy warunkach zawieszenia lub zerwania współpracy.
Umowa powinna również przewidywać ochronę interesów obu stron w sytuacji zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności, nieprzewidzianych trudności i wypadków losowych.
Wybór języka
Nawet jeżeli biegle posługujesz się językiem swojego kontrahenta, to mimo wszystko umowę warto sporządzić w dwóch wersjach językowych. Może to wydawać się jedynie zbędną papierologią, jednak w przypadku roszczenia swoich praw przed polskim sądem, dokument znacznie usprawni postępowanie dowodowe. Podczas podpisania umowy należy jednak wskazać wersję wiążącą – to ona będzie obowiązywać w sytuacji, gdy pojawią się wątpliwości, co do interpretacji zapisów umowy.
Ustalenie prawa właściwego
Sporządzenie umowy w języku polskim nie sprawi jednak, że przedsiębiorca w przypadku problemów z kontrahentem, będzie udowadniał swoje racje przed polskim sądem. Zapisy umowy często podlegają zagranicznym sądom, a co za tym idzie – obcemu prawu. Należy się z nim zaznajomić przed rozpoczęciem współpracy. Aby uniknąć dochodzenia, które prawo i sąd są właściwie dla danej umowy, można zawrzeć to w jej treści.
Najwygodniejszym rozwiązaniem dla polskich firm jest ustalenie prawa polskiego, jako tego właściwego. Jeżeli kontrahent nie chce się zgodzić na takie rozwiązanie, można spróbować wynegocjować polski arbitraż. Wprowadzenie klauzuli arbitrażowej pozwala na rozstrzyganie sporów w sądzie polubownym, co zwykle jest rozwiązaniem znacznie szybszym i tańszym.
Reguły Incoterms
Sporządzając umowę dobrze pamiętać o regułach Incoterms. Są to ogólnie przyjęte reguły dotyczące odpowiedzialności obu stron kontraktu oraz ryzyka z nim związanego. Wśród nich znajdują się informacje dotyczące miejsca i sposobu dostawy towaru, zasady ubezpieczenia czy zapewnienia transportu.
Transakcje w walucie
Podpisując umowę z zagranicznym kontrahentem staniesz również przed koniecznością wyboru waluty transakcji. Jeżeli nie zostało to uregulowane, a umowa podlegać będzie prawu polskiemu, obowiązywać będzie polska ustawa. Zgodnie z nią w sytuacji, gdy przedmiotem zobowiązania jest waluta obca, zapłata może nastąpić w polskich złotych, a jej wartość obliczana jest na podstawie średniego kursu NBP. Sposób przeliczania może jednak budzić wątpliwości. Na stronie Narodowego Banku Polskiego widnieją bowiem dwa kursy (jeden dnia poprzedniego), co może zostać wykorzystane na niekorzyść jednego z kontrahentów. Dlatego aby uniknąć nieścisłości do umowy dodaje się klauzulę jasno określającą sposoby przeliczania kursu.
Formalności nigdy nie są najprzyjemniejszą częścią współpracy, jednak lekceważenie ich może sprawić, że kontrakt z zagranicznym kontrahentem zamiast przynieść zyski okaże się jedynie stratą czasu i pieniędzy.
Ten wpis nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.